• + Oddelenie sponzoringu
• + Programový manažment
• + Vedenie firmy
• + Personálne / HR oddelenie
• + Zdravie a bezpečnosť životného prostredia
• + Pracovné postupy
• + Nehnuteľnosti a ich vybavenie

• + Financie
• + Právne oddelenie (zameranie na podnik, regulačné záležitosti, zamestnanci)
• + Technológie
• + Stratégie zamerané na pracovné prostredie
• + Obstarávanie
• + Bezpečnostný a krízový manažment
• + Komunikácia

Plánovanie návratu na pracovisko

• Bezpečnosť, zdravie a pracovná pohoda:

  Firmy by sa mali pripraviť na to, že ich zamestnanci si budú chcieť byť stopercentne istí, že prostredie, v ktorom pracujú je bezpečné. To v sebe zahŕňa aktualizáciu informácií a zdrojov zameraných na bezpečnosť, zdravie a pohodu zamestnancov, návštevníkov aj nájomcov nielen v rámci budov, ale aj konkrétnych pracovných priestorov.

• Zapojenie stakeholderov:

  Vzťahy s kľúčovými stakeholdermi by mali byť obnovené hneď, ako sa spoločnosti vrátia na svoje pracoviská. Zvážte prípravu predbežného zoznamu stakeholderov, s ktorými chcete komunikovať ešte pred opätovným otvorením prevádzky alebo pracoviska:
• STAKEHOLDERI – PRE NÁJOMNÍKOV
• + Majitelia firiem
• + Strategickí partneri (napr. HSE, HR)
• + Zamestnanci
• + Podnikatelia
• + Dodávatelia
• + Vlastníci nehnuteľností 
• + Poskytovatelia služieb
• STAKEHOLDERI – PRE MAJITEĽOV NEHNUTEĽNOSTÍ
• + Nájomníci
• + Správcovia nehnuteľností
• + Partneri z radov dodávateľov
• + Poskytovatelia služieb / vybavenia

• Obchodné a pracovné podmienky:

  Nie je rozumné a ani v súlade s väčšinou usmernení v rámci verejného zdravia naštartovať pracovné tímy tzv. „na plný plyn“ takým spôsobom,  ako sme to mohli vidieť napríklad v Ázii. Odporúča sa skôr to, aby sa sociálne opatrenia znižovali postupným a dobre premysleným spôsobom. Zamestnávatelia by mali vypracovať plán, na základe ktorého bude počet zamestnancov na pracovisku pribúdať postupne, nie nárazovo.
  

• Obstarávanie a financie:

  Nájomníci aj prenajímatelia by mali uvažovať nad novými druhmi služieb, materiálov a aktivít potrebných na uľahčenie návratu ľudí na svoje pracoviská. Medzi oblasti, ktoré si môžu vyžadovať väčšie množstvo financií, patrí napríklad dôkladnejšia dezinfekcia, čistenie či  zavedenie nových prístupových protokolov (napr. skríning telesnej teploty). Taktiež bude potrebné zabezpečiť väčšie množstvo zásob, ako sú napríklad dezinfekčné prostriedky na ruky, utierky, rukavice, rúška či masky. Potrebná bude aj zmena pracovného prostredia a s ním súvisiacich technológií, ako sú napríklad sledovacie či bezdotykové technológie.
  

• Portfólio a stratégia pracovného prostredia:

  Nájomcovia by mali holisticky vyhodnotiť svoje obchodné požiadavky a dôsledky na portfólio služieb. Následne môžu vopred odhadnúť a optimalizovať nielen svoje strednodobé až dlhodobé ciele, ale aj zvážiť všetky svoje možnosti týkajúce sa predpokladaných zmien v rámci svojej stratégie pracovného prostredia v súvislosti s koronavírusom. Očakávame, že väčšina nájomcov nabehne na vyvážený prístup. V rámci neho zároveň zvýši svoju odolnosť, a to práve vďaka zavedeniu širokého spektra hmatateľných aj virtuálnych riešení. Tie by mali byť samozrejme založené na samotných potrebách firmy.

Návrat zamestnancov do práce

Opätovné otvorenie pracovísk si vyžaduje prípravu v podobe podrobne vypracovaných plánov pre každú lokalitu a prispôsobenie pracovného prostredia tak, aby bol zabezpečený bezpečný odstup medzi zamestnancami, ale aby ani napriek tomu nebola narušená možnosť ich vzájomnej komunikácie.

• Pripravenosť pracovného prostredia:

  Proces pripravenosti prostredia je veľmi obsiahly a mali by ste v rámci neho uvažovať nad každým detailom. Takýto proces si totiž vyžaduje komplexné posúdenie fyzického stavu budovy a následné prijatie krokov na prípravu opätovného otvorenia budovy na miestach, kde je to možné. Čo sa týka prenajatých miest, nájomníci aj majitelia nehnuteľností by mali medzi sebou otvorene komunikovať o samotnom pláne, ktorý by mal podporiť proces návratu zamestnancov do práce.

• Rekonfigurácia:

  Usmernenia týkajúce sa verejného zdravia dôrazne upozorňujú na to, že vzdialenosť bezpečného odstupu medzi ľuďmi by sa mala znižovať pomaly a postupne. Nájomníci a vlastníci nehnuteľností môžu zamestnancov v budove oboznámiť s prijatými bezpečnostnými opatreniami a konkrétnymi krokmi v rámci ich pracovného prostredia, ktoré by mali podporiť fyzické odstupy medzi ľuďmi, ale aj ostatné bezpečnostné opatrenia.

Priebežné riadenie a vývoj pracovného prostredia

K dlhodobej zmene pracovného prostredia by sa malo pristupovať podobne ako k „resetu“, a to práve v prípade už prebiehajúcich aktivít. Dôležité je aplikovať tento prístup spôsobom, ktorý podporí pracovné prostredie. To si vyžaduje nepretržitú komunikáciu so zamestnancami a nájomníkmi. Jej cieľom je nielen ich vzdelávanie, no zároveň aj budovanie ich povedomia o bezpečnosti, zdraví a pohode v práci.

• Prevádzkové činnosti:

  Veďte si komplexný prehľad všetkých svojich prevádzkových činností a služieb v rámci pracovného prostredia.

• Nepretržite reagovať a byť v pohotovosti:

  Akonáhle bude pracovný priestor znovuotvorený a zamestnanci v ňom začnú opäť pracovať, nájomníci aj majitelia budovy by mali ostať aj naďalej ostražití. Zároveň by mali vedieť promptne reagovať na neočakávané a nežiadúce udalosti. Obe strany by si mali uchovať v zálohe všetky už nariadené pravidlá pre prípad, že by sa situácia opakovala. V prípade podozrenia alebo potvrdenia krízovej situácie by mal byť každý pripravený na okamžitý návrat do predošlého režimu.

• Komunikácia:

  Popredné spoločnosti kladú veľký dôraz na komunikáciu. Uvedomujú si zároveň, že musí byť založená na nepretržitej, cielenej a premyslenej snahe, ktorá zasiahne a zapojí všetky kľúčové zainteresované strany do chodu fyzického aj virtuálneho pracovného prostredia.